Quản trị
8 lợi ích doanh nghiệp có được khi sử dụng phần mềm chấm công
March 12, 2021

Chấm công là hoạt động được diễn ra hàng ngày tại các doanh nghiệp, hoạt động này liên quan đến chế độ lương thưởng và giúp nhà quản lý đánh giá thái độ của nhân sự. Có nhiều phương pháp chấm công mà doanh nghiệp có thể sử dụng, trong đó phương pháp chấm công bằng phần mềm được coi là giải pháp hiện đại nhất giúp tiết kiệm chi phí và tối ưu hoạt động quản lý nhân sự.

Phần mềm chấm công là gì?

Có khá nhiều cách thức chấm công trong doanh nghiệp, trong đó cách thức đơn giản hiện đại nhất chính là sử dụng phần mềm. Phần mềm chấm công là một ứng dụng công nghệ hiện đại có khả năng thu thập thông tin check in, check out, lịch làm việc của từng nhân viên trong doanh nghiệp.

Một trong những ưu điểm của phần mềm chấm công là khả năng thống kê tự động giúp nhà quản lý có sự đánh giá chính xác nhất đối với mỗi người. Phần mềm chấm công thường được liên kết với mạng wifi của công ty, sử dụng định vị GPS hoặc mã QR code để xác định vị trí của nhân viên.

Phần mềm chấm công có khả năng tích hợp trên điện thoại của mỗi người

Tùy vào nhà cung cấp mà phần mềm chấm công được triển khai riêng biệt hoặc tích hợp chung trong ứng dụng quản lý doanh nghiệp. Thông thường phần mềm chấm công được sử dụng trên thiết bị di động cá nhân của mỗi nhân viên trong doanh nghiệp.

Vì sao doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm chấm công?

Phần mềm chấm công là phương pháp chấm công hiện đại nhất hiện nay, nó mang những ưu thế mà các phương thức chấm công khác không đáp ứng được. Chấm công bằng máy thường chỉ chấm công cho nhân viên trong giờ làm cố định mà không kiểm soát được việc tăng ca hay làm thêm giờ, trong khi chấm công bằng phần mềm dễ dàng lưu lại thông tin này.

Ngoài ra, tại nhiều doanh nghiệp, nhân sự được chia ca làm việc trong ngày. Phần mềm chấm công có khả năng tùy biến đối với nhu cầu chấm công theo ca làm khác nhau, thích hợp cho tất cả các loại hình công việc trong doanh nghiệp.

Sử dụng phần mềm chấm công giúp các doanh nghiệp không phải đầu tư máy móc rườm rà

Không chỉ đơn thuần là điểm danh, phần mềm chấm công có khả năng tự động tính toán mức lương theo ghi nhận hoạt động làm việc của nhân sự, giúp bộ phận nhân sự thao tác nhanh chóng, chính xác.

Bên cạnh đó, việc sử dụng phần mềm chấm công nói riêng và áp dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp nói chung là một phần hoạt động thúc đẩy quy trình chuyển đổi số của doanh nghiệp. Các tài liệu, bảng công, bảng lương được số hóa tự động thông qua hoạt động chấm công hàng ngày của nhân sự trên phần mềm. Chấm công bằng phần mềm giúp doanh nghiệp hoạt động thống nhất, hiệu quả và hiện đại hơn.

8 lợi ích khi doanh nghiệp sử dụng phần mềm chấm công

1. Tiết kiệm thời gian chấm công: Phần mềm chấm công thường được tích hợp trên thiết bị di động của mỗi nhân viên, vì vậy việc chấm công hàng ngày không phải phụ thuộc máy móc cố định hay người điểm danh. Thao tác trên phần mềm được tối giản giúp người dùng nhanh chóng chấm công, tiết kiệm thời gian tối đa cho doanh nghiệp.

2. Tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp: Phần mềm chấm công có khả năng thay thế các máy chấm công vân tay hay nhận diện khuôn mặt tại các doanh nghiệp. Sử dụng phần mềm chấm công, doanh nghiệp không cần tốn chi phí đầu tư, bảo trì máy chấm công hay chi phí triển khai nhân sự quản lý cho hoạt động chấm công.

3. Quản lý tập trung, thống nhất: Mọi dữ liệu về hoạt động check in, check out, nghỉ phép, công tác của nhân viên tất cả các phòng ban trong công ty đều được quản lý tập trung thống nhất trong một phần mềm.

4. Dễ dàng theo dõi: Nhà quản lý chỉ cần truy cập vào phần mềm là có thể nắm bắt tình hình hoạt động của các phòng ban, kiểm tra thời gian làm việc của từng nhân viên, xuất báo cáo chấm công nhanh chóng và chính xác.

Công tác quản lý điểm danh, tính lương, tính công nhân viên trở nên đơn giản với phần mềm chấm công

5. Hỗ trợ chấm công trên nhiều thiết bị: Một phần mềm chấm công có khả năng cài đặt trên nhiều thiết bị khác nhau, điều này mang tới sự linh hoạt cho người sử dụng phần mềm, thích hợp với mọi thiết bị sẵn có của nhân viên doanh nghiệp.

6. Khả năng tự động cao: Phần mềm chấm công có khả năng tự động tải dữ liệu chấm công tại các chi nhánh về văn phòng, tự động đăng ký tăng ca hoặc nhận dạng tăng ca cho nhân viên công ty.

7. Xuất dữ liệu, báo cáo thống kê nhanh chóng: Các dữ liệu tổng hợp công, bảng tổng hợp thời gian check in – check out của nhân viên, báo cáo hoạt động nghỉ phép, tăng ca của nhân viên,… có khả năng xuất ra file Excel dễ dàng. Bộ phận nhân sự có thể sử dụng phần mềm chấm công làm công cụ tính toán lương thưởng cho từng nhân viên.

8. Lưu trữ mọi lịch sử thao tác: Phần mềm chấm công được lập trình có khả năng lưu trữ lịch sử thao tác của người sử dụng. Trong bất kì trường hợp có thắc mắc khiếu nại từ nhân viên, bộ phận nhân sự có thể sử dụng các dữ liệu này đối chứng, kiểm tra chi tiết.

Trên đây là 8 lợi ích mà doanh nghiệp có được khi sử dụng phương án chấm công bằng phần mềm. Có thể thấy doanh nghiệp vừa tiết kiệm được chi phí vừa dễ dàng quản lý hoạt động điểm danh nhân sự khi ứng dụng phần mềm. Trước những lợi ích thiết thực như vậy, doanh nghiệp nên cân nhắc thay đổi phương án chấm công để sớm bước vào lộ trình chuyển đổi hiện đại hóa.

Ngọc Hương

FWork
Cùng chủ đề
Quản trị
Chuyển đổi số Nông nghiệp – giải pháp cho tình trạng nông sản kêu cứu
Suốt thời gian qua, chúng ta đã chứng kiến người nông dân thường xuyên kêu cứu khi bị thương lái Trung Quốc ép giá nông sản. Dịch bệnh COVID 19 cũng đẩy tình trạng mâu thuẫn cung – cầu trở nên cao trào. Để giải quyết vấn đề tiêu thụ nông sản cấp thiết, nhiều...Read More
Quản trị
Những nhầm lần cơ bản của doanh nghiệp về chuyển đổi số
Cuộc Cách mạng chuyển đổi số đang trở thành xu thế và lan tỏa mạnh mẽ hơn bao giờ hết. Những băn khoăn trăn trở về chuyển đổi số, về công nghệ và về nguồn lực đang đè nặng lên vai trò trách nhiệm của người lãnh đạo các doanh nghiệp. Yếu tố đầu tiên...Read More
Quản trị
Con người là yếu tố trọng tâm giữ gìn bảo mật doanh nghiệp
Nhiều doanh nghiệp đang tăng cường đầu tư vào các công cụ, hệ thống bảo mật thụ động, mà quên mất rằng việc đào tạo chuyên môn, nhận thức bảo mật cho đội ngũ nhân viên mới là nhiệm vụ đóng vai trò quyết định. Sai lầm từ con người là một trong những nguyên...Read More