Năng suất
Đánh giá các hình thức chấm công phổ biến trong doanh nghiệp
June 30, 2021

Chấm công là hoạt động diễn ra hàng ngày của mỗi doanh nghiệp, hoạt động chấm công nhằm quản lý nhân viên và đánh giá ý thức làm việc của mỗi người. Có rất nhiều hình thức chấm công khác nhau dành cho doanh nghiệp, mỗi hình thức đều có ưu điểm, nhược điểm riêng. Trong bài viết này, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về các hình thức chấm công phổ biến hiện nay.

Các hình thức chấm công phổ biến hiện nay

Điểm danh thủ công

Điểm danh thủ công hay còn gọi là chấm công tay là phương pháp chấm công cơ bản nhất trong các hình thức chấm công hiện nay. Để thực hiện phương pháp này, công ty cần bố trí nhân sự làm công việc điểm danh cho mọi người. Thông thường, công ty phải thiết lập biểu mẫu chấm công và in ra thành các tệp tài liệu, sau đó người làm công tác quản lý sẽ trực tiếp điểm danh bằng việc ghi chép, đánh dấu thời gian ra vào của nhân viên vào biểu mẫu.

Chấm công tay là hình thức chấm công đơn giản thô sơ nhất mà một doanh nghiệp có thể sử dụng. Hình thức này vẫn còn tồn tại trong các công ty nhỏ với quy mô phòng ban hạn chế và số lượng nhân viên không nhiều. Hình thức này có ưu điểm đơn giản, tiện lợi, nhanh chóng, dễ sử dụng, không yêu cầu trang thiết bị công nghệ hay hệ thống đường truyền internet. Ngoài ra chấm công tay không đòi hỏi công ty chi trả kinh phí đầu tư cơ sở hạ tầng, máy móc giúp tiết kiệm chi phí bảo trì và một số

Hình thức điểm danh này được trực tiếp thực hiện trên giấy và sổ chấm công

Bên cạnh đó, hình thức chấm công tay có nhược điểm là khó thống kê và kiểm soát nhân sự, chỉ phù hợp cho các công ty quy mô nhỏ. Nó cũng không công khai, minh bạch và có khả năng điểm danh sai lệch khiến việc chấm công không còn tác dụng. Hình thức này khá tốn thời gian, công sức của nhân sự quản lý chấm công và doanh nghiệp sẽ phải tốn một khoản tiền chi trả cho bộ phận này.

Chấm công bằng thẻ

Chấm công bằng thẻ không quá phổ biến tại Việt Nam cả trong quá khứ và hiện tại. Các máy chấm công bằng thẻ được coi là giải pháp hiện đại vào thời điểm máy móc công nghệ trên thế giới vẫn còn thô sơ, đơn giản. Máy chấm công bằng thẻ thể hiện bước đầu tìm kiếm giải pháp tự động của con người trong thao tác điểm danh. Cách chấm công này được chia làm hai loại là thẻ giấy và thẻ từ. Đối với thẻ giấy, máy chấm công chính là máy in, sẽ in thông tin ngày giờ lên thẻ giấy của nhân viên. Đối với thẻ từ, máy chấm công sẽ nhận diện ID của chiếc thẻ khi được quét, ID đó tương ứng với thông tin của nhân sự.

Máy chấm công bằng thẻ không còn nhiều doanh nghiệp sử dụng

Các loại máy chấm công bằng thẻ thường có kích cỡ nhỏ gọn, dễ dàng di chuyển, lắp đặt và sử dụng đơn giản. Giá thành của máy chấm công bằng thẻ cũng không quá cao giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và không tốn nhân sự làm nhiệm vụ chấm công cho mọi người.

Bên cạnh ưu điểm thì hình thức chấm công này khó đảm bảo tính trung thực vì có thể nhờ chấm công hộ. Nhân viên buộc phải bảo quản và mang theo thẻ hàng ngày, nếu làm mất sẽ gặp rắc rối khi ra vào công ty. Doanh nghiệp tốn thời gian và công sức tổng hợp lại dữ liệu thủ công vào cuối tháng, tốn chi phí duy trì, bảo dưỡng cho máy, chi phí in thẻ.

Chấm công bằng nhận diện cơ thể

Giải pháp này yêu cầu doanh nghiệp phải trang bị thiết bị chấm công hiện đại. Có nhiều phương pháp nhận diện nhân sự khi sử dụng máy móc hiện đại như: Chấm công vân tay, nhận diện khuôn mặt, nhận diện mống mắt. Đây là giải pháp xuất hiện nhiều hiện nay tại các doanh nghiệp vì tính chính xác của nó.

Các loại máy chấm công nhận diện cơ thể có ưu điểm nhanh chóng, gọn gàng, không phải sử dụng thẻ hay kê khai thông tin mỗi lần chấm công. Hình thức này hiện đại, dễ sử dụng, đa dạng phong phú phương án nhận diện và mang tính chính xác tuyệt đối, khó chấm công hộ.

Chấm công vân tay là phương án đang được nhiều doanh nghiệp sử dụng

Bên cạnh đó, hình thức chấm công này vẫn có nhược điểm là giá thành thiết bị cao, chi phí đầu tư ban đầu lớn. Tốn chi phí bảo trì máy móc hàng tháng cho doanh nghiệp. Thường xuyên xảy ra tình trạng máy không nhận diện được vân tay tạo tâm lý khó chịu cho người sử dụng.

Phương thức chấm công này hiện nay đã rất phổ biến trong các doanh nghiệp vì tính hiện đại và tính chính xác của nó. Máy chấm công vân tay được các doanh nghiệp chú ý đến bởi thao tác khá nhanh gọn và chuyên nghiệp trước khi bắt đầu giờ làm việc. Giải pháp chấm công này tuy được nhiều doanh nghiệp ưu ái nhưng nó chỉ thực hiện được cho một khu vực văn phòng nhất định. Vì vậy doanh nghiệp sẽ phải tốn kha khá chi phí đầu tư lắp đặt hệ thống máy tại mỗi văn phòng khác nhau.

Chấm công bằng phần mềm

Chấm công bằng phần mềm là giải pháp công nghệ hiện đại tối ưu nhất hiện nay. Phần mềm sẽ được cài đặt trên máy tính hoặc tích hợp trên các thiết bị di động của nhân sự. Thông thường phần mềm sẽ kết nối wifi, sử dụng định vị GPS và xác nhận thiết bị để chấm công cho nhân viên.

Chấm công bằng phần mềm khắc phục được những nhược điểm của các loại hình chấm công khác, giúp doanh nghiệp giải quyết được vấn đề điểm danh trên toàn hệ thống của mình. Hình thức này tiết kiệm không gian văn phòng, không tốn chi phí đầu tư máy móc thiết bị và bảo dưỡng định kì. Phần mềm nhanh chóng, chính xác, không bị phụ thuộc vào máy giúp nhân viên được chủ động hơn mỗi khi chấm công. Hoạt động chấm công được hiển thị cụ thể, minh bạch, dữ liệu hoạt động của nhân sự được lưu trữ đầy đủ. Có khả năng đánh giá, lập báo cáo, theo dõi từng nhân sự trong doanh nghiệp, dễ dàng lên kế hoạch lương thưởng cụ thể.

Phần mềm chấm công là giải pháp hiện đại cho các doanh nghiệp hiện nay

Tuy có nhiều đặc điểm nhưng chấm công bằng phần mềm vẫn có nhược điểm riêng như phụ thuộc hệ thống cơ sở hạ tầng của doanh nghiệp và yêu cầu văn phòng cần có internet ổn định. Ngoài ra doanh nghiệp phải chi trả kinh phí duy trì phần mềm hàng tháng nếu có. Hình thức chấm công bằng phần mềm vẫn còn khá mới mẻ chưa mang lại cảm giác tin tưởng đối với các doanh nghiệp bởi đây là giải pháp công nghệ mới hiện nay.

Hình thức chấm công tối ưu nhất cho doanh nghiệp

Trên đây là những đánh giá về các hình thức chấm công khác nhau được sử dụng hiện tại trong các doanh nghiệp. Mỗi hình thức chấm công đều có ưu và nhược điểm riêng. Không có hình thức chấm công tốt nhất mà chỉ có phù hợp nhất đối với mỗi doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần đánh giá quy mô, nhu cầu của mình cũng như khả năng chi trả để lựa chọn hình thức chấm công phù hợp.

Tuy nhiên có thể nhận định hình thức chấm công tối ưu nhất cho doanh nghiệp chính là chấm công bằng phần mềm. Hiện nay, có rất nhiều phần mềm chấm công dành cho các doanh nghiệp có tính năng sử dụng miễn phí. Đây là hình thức chấm công duy nhất có khả năng dùng thử hiện nay, doanh nghiệp có thể lựa chọn để trải nghiệm và đánh giá mức độ phù hợp của hình thức này.

Ngọc Hương

FWork
Cùng chủ đề
Năng suất
Chuyển đổi số Nông nghiệp – giải pháp cho tình trạng nông sản kêu cứu
Suốt thời gian qua, chúng ta đã chứng kiến người nông dân thường xuyên kêu cứu khi bị thương lái Trung Quốc ép giá nông sản. Dịch bệnh COVID 19 cũng đẩy tình trạng mâu thuẫn cung – cầu trở nên cao trào. Để giải quyết vấn đề tiêu thụ nông sản cấp thiết, nhiều...Read More
Năng suất
Những nhầm lần cơ bản của doanh nghiệp về chuyển đổi số
Cuộc Cách mạng chuyển đổi số đang trở thành xu thế và lan tỏa mạnh mẽ hơn bao giờ hết. Những băn khoăn trăn trở về chuyển đổi số, về công nghệ và về nguồn lực đang đè nặng lên vai trò trách nhiệm của người lãnh đạo các doanh nghiệp. Yếu tố đầu tiên...Read More
Năng suất
Con người là yếu tố trọng tâm giữ gìn bảo mật doanh nghiệp
Nhiều doanh nghiệp đang tăng cường đầu tư vào các công cụ, hệ thống bảo mật thụ động, mà quên mất rằng việc đào tạo chuyên môn, nhận thức bảo mật cho đội ngũ nhân viên mới là nhiệm vụ đóng vai trò quyết định. Sai lầm từ con người là một trong những nguyên...Read More