Tất cả
Đánh giá những công cụ quản lý công việc từ xa nổi bật hiện nay
February 2, 2021

Trước thời đại 4.0 và sự mở rộng quy mô vượt bậc của nền kinh tế thị trường, việc theo dõi, quản lý tiến độ công việc từ xa trở thành nhu cầu thiết yếu đối với các doanh nghiệp. Để quản lý được khối lượng công việc khổng lồ của các phòng ban mà không cần trực tiếp xuất hiện, nhà quản lý cần phải sử dụng các công cụ trợ giúp hiện đại. Trong bài viết này chúng ta cùng tìm hiểu và đánh giá về ba công cụ quản lý từ xa phổ biến nhất hiện nay.

Quản lý công việc từ xa là nhu cầu thiết yếu của các doanh nghiệp

  • Toàn cầu hóa và sự mở rộng quy mô của các doanh nghiệp

Nếu như trước đây, các nhà quản lý doanh nghiệp có thể trực tiếp xuất hiện để điều phối và triển khai công việc cho nhân viên, thì ngày nay có nhiều vấn đề khiến điều đó trở thành thách thức lớn khó có thể thực hiện được.

Nền kinh tế và hoạt động thương mại thế giới phát triển đã kéo theo sự thay đổi của hệ thống doanh nghiệp theo chiều hướng mới. Toàn cầu hóa diễn ra trong quan hệ quốc tế làm tăng sự phụ thuộc lẫn nhau của các quốc gia.

Toàn cầu hóa là xu hướng phát triển của các quốc gia

Các doanh nghiệp mở rộng cơ sở tại nhiều quốc gia khác nhau và sự cách biệt về vị trí địa lý đã gây ra những khoảng cách trong quá trình quản lý. Điều này đòi hỏi phải có một công cụ quản lý công việc từ xa đáp ứng được nhu cầu kết nối của doanh nghiệp.

  • Dịch bệnh, thiên tai và những rủi ro hạn chế

Dù nền kinh tế và công nghệ có phát triển vượt bậc, doanh nghiệp vẫn không thể loại bỏ được hoàn toàn những vấn đề khách quan đến từ tự nhiên. Dịch bệnh, thiên tai và các vấn đề về xã hội khác đều có khả năng đe dọa đến hoạt động vận hành của doanh nghiệp.

Đại dịch COVID 19 hiện nay chính là một vấn đề lớn mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng phải đối mặt. Trong năm 2020 vừa qua, diễn biến dịch bệnh căng thẳng không chỉ gây tác động đến con người mà còn khiến hoạt động kinh tế bị ảnh hưởng nặng nề. Nhiều quốc gia phải lựa chọn phương án cách li xã hội để đảm bảo an toàn và ngăn chặn đại dịch.

Đại dịch COVID 19 đã ảnh hưởng đến hoạt động kinh tế toàn cầu

Trước tình hình như vậy, nhiều doanh nghiệp buộc phải lựa chọn phương án cho nhân viên làm việc tại nhà và quản lý từ xa. Đây được coi là giải pháp an toàn duy nhất hiện tại nếu nhà quản lý không muốn hoạt động doanh nghiệp phải đình trệ hoặc tạm dừng.

Ưu nhược điểm của những công cụ quản lý công việc từ xa

Nếu như ngày trước, công nghệ thông tin chưa phát triển, doanh nghiệp bắt buộc phải hoạt động thủ công từng khâu, từng lĩnh vực, thì hiện tại, doanh nghiệp đã có thể sử dụng công nghệ thông tin để phục vụ cho mục đích hoạt động của mình.

Trước nhu cầu thiết yếu về quản lý từ xa của các doanh nghiệp, việc ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại đã dần trở thành giải pháp vận hành cho doanh nghiệp. Những công cụ phục vụ việc quản lý từ xa phổ biến nhất có thể kể đến hiện nay bao gồm: Mạng xã hội, Office online và Phần mềm quản lý công việc

  • Nền tảng mạng xã hội

Với sự bùng nổ của thời đại mạng xã hội, rất nhiều trang mạng xã hội đã ra đời như Email, Facebook, Zalo không chỉ phục vụ mục đích liên lạc mà còn trở thành công cụ nhạy bén trong công tác quản lý công việc từ xa.

Nền tảng mạng xã hội có ưu thế mạnh về giao tiếp, bất kì trang mạng xã hội nào cũng đều có tính năng chat để sử dụng kết nối giữa nhân viên và nhà quản lý. Không chỉ vậy, các mạng xã hội khá tiết kiệm ngân sách bởi không mất chi phí sử dụng. Ngoài ra mạng xã hội có khả năng triển khai nhanh chóng, tiện lợi, đơn giản, dễ sử dụng đối với tất cả mọi người.

Có nhiều lựa chọn mạng xã hội để liên lạc giải quyết trong công việc

Đi kèm với những ưu thế trên, mạng xã hội cũng có những nhược điểm như quản lý rời rạc, mất nhiều thời gian để nắm bắt và tra cứu thông tin khi có nhiều đầu việc, dự án phát sinh cùng lúc. Nếu sử dụng mạng xã hội để quản lý từ xa, doanh nghiệp khó có thể đánh giá được năng suất lao động của nhân viên. Đồng thời doanh nghiệp cũng mất công tổng hợp thông tin để làm báo cáo hoạt động.

  • Office Online

Office Online là một công cụ của nhà phát hành Microsoft chạy trực tiếp trên mọi trình duyệt như Chrome, Firefox, Cốc Cốc,… Giống bộ Office trên máy tính, Office Online bao gồm các công cụ Word, Excel, Power Point,…

Office Online là công cụ dễ sử dụng và miễn phí

Bộ công cụ Office Online có ưu điểm là có thể truy cập tại bất cứ đâu và sử dụng nền tảng điện toán đám mây nên mọi thay đổi về nội dung đều được cập nhật đầy đủ, tự động. Office Online còn có thể sử dụng miễn phí khi nhu cầu sử dụng không nhiều (Tối đa 15GB miễn phí/tài khoản).

Dù miễn phí nhưng Office Online chỉ phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ và vừa bởi những giới hạn của nó. Office Online chủ yếu để thao tác và lưu trữ dữ liệu, không có khả năng tự động báo cáo công việc tới người dùng. Hệ thống báo cáo của Office Online gần như không có nên khó đánh giá được năng suất nhân viên.

  • Phần mềm quản lý công việc

Phần mềm quản lý công việc đang là công cụ số 1 hiện nay dùng trong việc quản lý tiến độ công việc từ xa. Có rất nhiều phần mềm dành cho các nhóm doanh nghiệp khác nhau, phù hợp với quy mô và nhu cầu của từng doanh nghiệp.

Phần mềm quản lý công việc có những ưu điểm mà hai phương án trên không có được. Nhà quản lý có thể sử dụng phần mềm quản lý công việc để theo dõi được khối lượng công việc lớn trên một nền tảng duy nhất. Phần mềm quản lý công việc dễ dàng theo dõi chi tiết tiến độ các dự án và có khả năng thống kê nhắc nhở thời hạn các dự án trong từng giai đoạn.

Phần mềm quản lý công việc có thể theo dõi được khối lượng công việc lớn

Phần mềm quản lý công việc được triển khai thống nhất với cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp, dễ dàng tra soát công việc theo từng phòng ban. Người dùng có khả năng truy cập dữ liệu và báo cáo tiến độ công việc cho nhà quản lý thông qua phần mềm bằng các thiết bị điện tử kết nối mạng.

Đi kèm với các chức năng chuyên nghiệp, phần mềm quản lý công việc sẽ không miễn phí, doanh nghiệp phải chi trả một khoản tiền hàng tháng nếu muốn sử dụng. Hoạt động bằng hệ thống máy chủ, phần mềm có khả năng gặp gián đoạn về đường truyền hoặc thiết bị.

Trên đây là những phân tích về ưu, nhược điểm của những công cụ quản lý công việc từ xa. Đối với mỗi doanh nghiệp, lựa chọn công cụ nào là phù hợp nhất phải được đánh giá trên nhiều yếu tố khác nhau như quy mô, cơ cấu, đến kinh phí hoạt động và tầm nhìn tương lai. Hiểu rõ về các công cụ quản lý công việc từ xa kết hợp phân tích tình hình thực tiễn doanh nghiệp là cách tốt nhất giúp nhà quản lý lựa chọn được công cụ hợp lý nhất cho doanh nghiệp mình trong thời điểm hiện tại.

Ngọc Hương

FWork
Cùng chủ đề
Tất cả
Giải pháp phát triển nguồn nhân lực trong nước giai đoạn Cách mạng 4.0
Nguồn nhân lực là yếu tố then chốt trong quá trình phát triển kinh tế – xã hội của bất cứ quốc gia nào trên thế giới. Phát triển nguồn nhân lực được coi là nhiệm vụ hàng đầu trong các chính sách phát triển từ cấp độ vi mô doanh nghiệp đến cấp độ...Read More
Tất cả
Nguyên nhân khiến nguồn nhân lực Việt Nam chưa đáp ứng Cách mạng 4.0
Việt Nam đang chạy đua cùng các quốc gia trên thế giới trong cuộc Cách mạng 4.0 và nguồn nhân lực là một vấn đề quan trọng mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng phải quan tâm. Tuy có dân số đông và nguồn lao động dồi dào, nhưng số lượng lao động có trình...Read More
Tất cả
Nguồn nhân lực doanh nghiệp Việt chưa đáp ứng yêu cầu Cách mạng 4.0
Tuy Việt Nam đang ở trong thời kỳ cơ cấu “dân số vàng”, nhưng nguồn nhân lực của nước ta, nhất là nguồn nhân lực chất lượng cao lại thiếu hụt về số lượng, hạn chế về chất lượng và bất cập về cơ cấu. Yêu cầu nguồn nhân lực có chất lượng cao ngày...Read More