Quản trị
Điểm danh 5 lợi ích khi doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý tài nguyên
March 11, 2021

Bất kì doanh nghiệp có quy mô lớn hay nhỏ đều sở hữu cho mình một nguồn tài nguyên riêng biệt. Để quản lý và phân phối nguồn tài nguyên này cho hoạt động khai thác sử dụng, doanh nghiệp cần phải triển khai công tác quản lý tài nguyên. Ngày nay, với sự xuất hiện của những công cụ quản lý hiện đại, việc quản lý tài nguyên đã trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Trong bài viết này, hãy cùng chúng tôi điểm danh một số lợi ích khi doanh nghiệp bạn sử dụng phần mềm quản lý tài nguyên.

Công tác quản lý tài nguyên trong doanh nghiệp

Tài nguyên của mỗi doanh nghiệp có thể hiểu là tài sản, là những giá trị vật chất, tinh thần thuộc quyền sở hữu và phục vụ hoạt động vận hành của doanh nghiệp. Doanh nghiệp càng lớn càng có nguồn tài nguyên lớn, tỉ lệ thuận với nó là nhu cầu sử dụng tài nguyên của nhân viên doanh nghiệp.

Để đảm bảo khối lượng tài nguyên trong doanh nghiệp có thể được khai thác triệt để khả năng sử dụng, doanh nghiệp cần thực hiện hiệu quả công tác quản lý phân phối nguồn tài nguyên của mình. Đây là mong muốn chung của tất cả các doanh nghiệp, thế nhưng trên thực tế thì rất nhiều doanh nghiệp chưa làm được như vậy.

Quản lý tài nguyên doanh nghiệp hiệu quả giúp khai thác triệt để nguồn lực

Hãy cùng nhớ lại bạn đã từng gặp những trường hợp này chưa?

Bạn đăng ký mượn phòng họp nhưng đến sát giờ mới biết phòng đã bị sử dụng.

Bạn muốn sử dụng xe của công ty nhưng không nắm được lịch trống của xe.

Bạn cảm thấy khó chịu và ngần ngại mỗi lần muốn dùng tài nguyên vì thủ tục đăng kí sử dụng quá rườm rà.

Đó là những biểu hiện của việc quản lý tài nguyên tại doanh nghiệp bạn không hiệu quả. Quản lý tài nguyên không hiệu quả có thể gây ra thất thoát tài sản, trùng thừa hoặc thiếu sót nhu cầu của nhân viên, bên cạnh đó là tâm lý khó chịu, ngại khai thác khiến hoạt động công việc bị giảm hiệu suất.

Thực tế cho thấy có nhiều doanh nghiệp chưa hoàn toàn dành cho công tác quản lý tài nguyên sự quan tâm đúng đắn. Nếu muốn xóa bỏ tình trạng trên, doanh nghiệp cần tìm kiếm một công cụ quản lý tài nguyên thông minh và phù hợp.

Công cụ quản lý tài nguyên cho doanh nghiệp

Có thể phân chia công cụ quản lý tài nguyên doanh nghiệp thành hai loại là công cụ truyền thống và công cụ hiện đại. Công cụ truyền thống dễ tìm kiếm nhất chính là các biểu mẫu quản lý. Các biểu mẫu này thông thường là file Excel được in ra hoặc quản lý trên máy tính. Công cụ này hiện nay đã lỗi thời và khiến hoạt động quản lý tài nguyên bị cồng kềnh, khó khăn.

Công cụ quản lý tài nguyên truyền thống thường là các tệp Excel

Bên cạnh các biểu mẫu, doanh nghiệp còn có thể lựa chọn công cụ hiện đại là các phần mềm quản lý doanh nghiệp tích hợp dịch vụ quản lý tài nguyên. Phần mềm quản lý tài nguyên có khả năng loại bỏ các biểu mẫu trước đây khỏi hoạt động quản trị tài sản của công ty. Đây là công cụ hiện đại, thông minh bậc nhất hiện nay. Phương pháp này phù hợp với mọi đối tượng, giúp rút ngắn thao tác quản lý tài nguyên, tối ưu hết các nguồn lực văn phòng và đáp ứng chặt chẽ nhu cầu của nhân sự.

Lợi ích khi doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý tài nguyên

Sử dụng phần mềm để quản lý tài nguyên doanh nghiệp chính là phương án tối ưu hiện nay, hãy cùng chúng tôi điểm danh 5 lợi ích doanh nghiệp có được khi lựa chọn phương án này.

1. Kiểm kê và quản lý tài sản trên hệ thống duy nhất: Thay vì phải sử dụng các hình thức kiểm kê truyền thống, phần mềm giúp doanh nghiệp dễ dàng thống kê và quản lý tài nguyên. Toàn bộ thông tin, dữ liệu về tài sản doanh nghiệp được lưu trữ trên hệ thống phần mềm. Nhờ đó, việc chia sẻ dữ liệu hoặc đối soát giữa các bộ phận cũng trở nên thuận tiện hơn.

2. Quản lý và theo dõi mọi lúc mọi nơi: Các phần mềm quản lý tài nguyên hiện nay đều có khả năng hoạt động online, người quản lý có thể truy cập và theo dõi trạng thái tài nguyên mọi lúc, mọi nơi. Điều này giúp giảm tải phụ thuộc vào một số người hoặc một số máy tính lưu trữ thông tin nhất định.

3. Vận hành thuận tiện: Phần mềm quản lý tài sản chung cho phép nhân viên doanh nghiệp đặt lịch sử dụng thông qua ứng dụng. Mọi thành viên trong tổ chức đều nắm được lịch sử dụng các tài nguyên như phòng họp, thư viện,… Từ đó giúp chủ động hơn trong quá trình sử dụng.

4. Theo dõi hiệu suất của các thiết bị: Các thiết bị máy móc trong doanh nghiệp được phần mềm thống kê về thời gian và mức độ sử dụng. Từ đó, người phụ trách quản lý sẽ nắm được hiệu suất hoạt động và có phương án xử lý phù hợp với các khấu hao máy móc theo thời gian. Doanh nghiệp cũng nhờ đó mà tránh được thất thoát, hao mòn không cần thiết đối với các trang thiết bị không phù hợp.

5. Phân quyền sử dụng: Tính năng phân quyền là ưu điểm của phần mềm quản lý công việc mà các công cụ quản lý thủ công không có được. Các thành phần nhân sự trong công ty được sắp xếp cấp quyền sử dụng tài nguyên công ty theo chức vụ khác nhau. Điều này tránh gây nhầm lẫn trong quá trình đăng kí sử dụng tài nguyên công ty.

Ngọc Hương

FWork
Cùng chủ đề
Quản trị
Chuyển đổi số Nông nghiệp – giải pháp cho tình trạng nông sản kêu cứu
Suốt thời gian qua, chúng ta đã chứng kiến người nông dân thường xuyên kêu cứu khi bị thương lái Trung Quốc ép giá nông sản. Dịch bệnh COVID 19 cũng đẩy tình trạng mâu thuẫn cung – cầu trở nên cao trào. Để giải quyết vấn đề tiêu thụ nông sản cấp thiết, nhiều...Read More
Quản trị
Những nhầm lần cơ bản của doanh nghiệp về chuyển đổi số
Cuộc Cách mạng chuyển đổi số đang trở thành xu thế và lan tỏa mạnh mẽ hơn bao giờ hết. Những băn khoăn trăn trở về chuyển đổi số, về công nghệ và về nguồn lực đang đè nặng lên vai trò trách nhiệm của người lãnh đạo các doanh nghiệp. Yếu tố đầu tiên...Read More
Quản trị
Con người là yếu tố trọng tâm giữ gìn bảo mật doanh nghiệp
Nhiều doanh nghiệp đang tăng cường đầu tư vào các công cụ, hệ thống bảo mật thụ động, mà quên mất rằng việc đào tạo chuyên môn, nhận thức bảo mật cho đội ngũ nhân viên mới là nhiệm vụ đóng vai trò quyết định. Sai lầm từ con người là một trong những nguyên...Read More