Năng suất
Lộ trình xây dựng thói quen quản lý công việc hiệu quả
June 25, 2021

Cuộc sống hiện đại với những yêu cầu cấp bách về tốc độ phát triển của các doanh nghiệp đã khiến cho khối lượng công việc của mỗi cá nhân trở nên đồ sộ hơn. Hàng ngày, mỗi người lao động phải tiếp nhận và xử lý nhiều nhiệm vụ trong cùng một thời điểm. Điều này đặt ra yêu cầu mỗi cá nhân cần tự xây dựng cho mình thói quen để quản lý công việc hiệu quả. Bài viết ngày hôm nay xin được chia sẻ về lộ trình xây dựng thói quen quản lý công việc đạt hiệu quả cao.

Trước khi bắt đầu tìm hiểu về lộ trình xây dựng thói quen quản lý công việc đạt hiệu quả, chúng ta hãy cùng dành vài giây để nhìn nhận lại phong cách quản lý công việc của bản thân mình. Giả sử bây giờ là thứ hai đầu tuần, bạn chuẩn bị bắt đầu một tuần làm việc mới, điều đầu tiên bạn thực hiện khi đến công ty là gì? Bạn sẽ nhanh chóng bắt tay vào xử lý công việc để tiết kiệm thời gian hay sẽ ngồi lập kế hoạch cho hoạt động tuần mới.

Mỗi người có một phong cách làm việc riêng và bạn có thể lựa chọn phương án thứ hai để có thể bao quát được công việc dự kiến của mình trong tuần đó. Điều này giúp bạn tránh được tình trạng quá tải khi không kiểm soát được khối lượng công việc của mình. Để có thể quản lý công việc hiệu quả, các bạn có thể tham khảo lộ trình lần lượt theo các bước như sau:

Thiết lập chế độ sinh hoạt và nghỉ ngơi khoa học

Sức khỏe tốt là nền tảng đầu tiên giúp bạn hoàn thành các công việc hiệu quả. Bạn nên tạo cho mình một chế độ sinh hoạt và nghỉ ngơi khoa học để duy trì thể lực khỏe mạnh. Trước khi muốn quản lý công việc hiệu quả thì bạn phải quản lý được hoạt động hàng ngày như ăn, ngủ… diễn ra khoa học và đúng thời gian.

Một chế độ ăn uống lành mạnh và đầy đủ dinh dưỡng kèm theo tinh thần luôn luôn thoải mái là điều bạn nên hướng tới. Bạn không nên làm việc nhiều giờ liền để ảnh hưởng đến sức khỏe mà hãy điều chỉnh công việc kết hợp nghỉ ngơi một cách hợp lý. Bởi thời gian nghỉ ngơi sẽ là khoảng thời gian giúp bạn nạp thêm năng lượng để tiếp tục hoàn thành những công việc đề ra trước mắt.

Xây dựng thời gian biểu cho công việc

Sau khi trang bị cho mình một sức khỏe tốt, bạn nên dành thời gian lập kế hoạch cho công việc của mình rồi mới bắt tay vào làm việc. Lập thời gian biểu các công việc dự kiến sẽ giúp bạn thực hiện công việc suôn sẻ hơn, tránh bỏ sót các công việc cần làm và kiểm soát công việc một cách tốt nhất. Lập và sử dụng thời gian biểu chính là bước đầu triển khai thực hiện hoạt động quản lý công việc.

Để có một thời gian biểu phù hợp, bạn cần liệt kê danh sách các công việc phải thực hiện. Sau đó sắp xếp các nhóm công việc và phân chia thời gian thực hiện chúng sao cho phù hợp. Trong quá trình làm việc hãy kiểm tra thời gian biểu thường xuyên để xem mình có hoàn thành các công việc đúng tiến độ hay lịch trình ấy có phù hợp thực tế hay không? Từ đó bạn có thể rút kinh nghiệm để đánh giá và điều chỉnh thời gian biểu phù hợp hơn với các dự án sau này. 

Đặt mục tiêu và giới hạn hoàn thành công việc

Mục tiêu chính là định hướng giúp bạn hoàn thành công việc một cách hiệu quả, nó sẽ giúp bạn có động lực làm việc hăng say hơn. Mục tiêu bạn đề ra có thể sẽ hơi “tham vọng” một chút để bản thân cố gắng thực hiện, đây là lúc bạn cần tư duy mạch lạc và tự đánh giá năng lực của bản thân mình.

Để hoàn thành mục tiêu thì bạn nên đặt deadline công việc cho mình, điều này sẽ giúp bạn có sự tập trung để hoàn thành công việc một cách hiệu quả nhất.

Đánh giá kết quả làm việc sau khi hoàn thành

Hãy dành chút thời gian để đánh giá kết quả công việc của mình sau khi đã triển khai xong. Đây chính là lúc bạn nhìn nhận lại năng lực bản thân để rút kinh nghiệm cho những công việc mới.

Thông thường việc đánh giá kết quả công việc sẽ được diễn ra theo ngày, tuần, tháng. Việc đánh giá này sẽ giúp bạn xem mình đã làm tốt các công việc đề ra hay chưa, giúp bạn khắc phục các bất cập đang gặp phải cũng như đề ra giải pháp cải thiện tốt hơn trong tương lai.

Sử dụng phần mềm quản lý công việc

Thời đại công nghệ 4.0 phát triển đã mang đến nhiều ưu thế cho quản lý công việc, hãy lựa chọn sử dụng một phần mềm quản lý công việc để dễ dàng theo dõi hoạt động của mình. Khi sử dụng phần mềm quản lý công việc, khối lượng công việc dù nhiều hay ít cũng đều được quản lý một cách đầy đủ, chính xác. Phần mềm giúp ta dễ dàng thiết lập thời gian biểu, đặt deadline theo kế hoạch của mình và đánh giá hiệu quả công việc một cách tự động.

Các phần mềm quản lý công việc thường được triển khai cho toàn bộ doanh nghiệp. Để có thể xây dựng thói quen quản lý công việc hiệu quả, cá nhân nên đề xuất doanh nghiệp sử dụng phần mềm giúp tối ưu quy trình làm việc. Hãy để thao tác lập kế hoạch làm việc sáng thứ hai hàng tuần trở thành thói quen với một phần mềm quản lý doanh nghiệp.

Bên trên chính là phương án xây dựng lộ trình quản lý công việc hiệu quả mà tôi tự đúc kết từ bản thân. Tuy nhiên để biến những điều này thành thói quen thì chính bạn phải thực hiện. Hãy thay đổi hành động của mình vào mỗi sáng thứ hai hàng tuần, sắp xếp lại tư duy và duy trì thực hiện lộ trình quản lý công việc hiệu quả. Chắc chắn với lộ trình phù hợp cùng sự quyết tâm của bản thân, bạn hoàn toàn có thể làm chủ được khối lượng công việc đồ sộ của mình.

Ngọc Hương

FWork
Cùng chủ đề
Năng suất
Chuyển đổi số Nông nghiệp – giải pháp cho tình trạng nông sản kêu cứu
Suốt thời gian qua, chúng ta đã chứng kiến người nông dân thường xuyên kêu cứu khi bị thương lái Trung Quốc ép giá nông sản. Dịch bệnh COVID 19 cũng đẩy tình trạng mâu thuẫn cung – cầu trở nên cao trào. Để giải quyết vấn đề tiêu thụ nông sản cấp thiết, nhiều...Read More
Năng suất
Những nhầm lần cơ bản của doanh nghiệp về chuyển đổi số
Cuộc Cách mạng chuyển đổi số đang trở thành xu thế và lan tỏa mạnh mẽ hơn bao giờ hết. Những băn khoăn trăn trở về chuyển đổi số, về công nghệ và về nguồn lực đang đè nặng lên vai trò trách nhiệm của người lãnh đạo các doanh nghiệp. Yếu tố đầu tiên...Read More
Năng suất
Con người là yếu tố trọng tâm giữ gìn bảo mật doanh nghiệp
Nhiều doanh nghiệp đang tăng cường đầu tư vào các công cụ, hệ thống bảo mật thụ động, mà quên mất rằng việc đào tạo chuyên môn, nhận thức bảo mật cho đội ngũ nhân viên mới là nhiệm vụ đóng vai trò quyết định. Sai lầm từ con người là một trong những nguyên...Read More