Năng suất
Nhận diện 8 loại lãng phí gây thất thoát tài chính doanh nghiệp
July 2, 2021

Đã bao giờ bạn tự hỏi đâu là lí do khiến hoạt động sản xuất vận hành của doanh nghiệp chưa đạt được doanh thu tối đa? Đã khi nào bạn hoang mang với những thất thoát tài chính xảy ra thường xuyên trong doanh nghiệp của mình. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về hệ thống nghiên cứu và tinh gọn sản xuất LEAN để dễ dàng nhận diện 8 loại lãng phí gây trì trệ vận hành trong các doanh nghiệp.

Có một sự thật hiện nay là lãng phí luôn tồn tại trong các hoạt động của mỗi doanh nghiệp. Các lãng phí ở doanh nghiệp bao gồm nhiều yếu tố từ vấn đề hàng hóa, thao tác đến cả vấn đề con người. Để có thể loại bỏ được các lãng phí gây thất thoát tài chính, trước tiên chúng ta cần nhận diện được những yếu tố lãng phí đang hiện hữu tại doanh nghiệp mình. Theo hệ thống nghiên cứu và tinh gọn sản xuất LEAN, doanh nghiệp dễ dàng mắc phải 8 loại lãng phí khác nhau như sau:

Các loại lãng phí gây thất thoát tài chính trong doanh nghiệp

Lãng phí do sai lỗi khuyết tật sản phẩm (Defect)

Defect là loại lãng phí đầu tiên thường xuất hiện trong các doanh nghiệp, Defect không chỉ làm tốn kém chi phí khắc phục mà còn gây ảnh hưởng đến thương hiệu của sản phẩm và doanh nghiệp. Lãng phí do sai lỗi xuất hiện khi sản phẩm hay dịch vụ của doanh nghiệp bị sai sót trong quá trình đáp ứng yêu cầu của đối tác. Những khuyết tật xoay quanh sản phẩm như sai mẫu mã, sai giấy tờ, sản xuất sai quy cách,… đều làm gia tăng chi phí xử lí cho doanh nghiệp. khắc phục hoặc loại bỏ

Các lỗi trên sản phẩm sau khi sản xuất (thường là những nhà máy sản xuất hàng loạt) là rất nghiêm trọng, buộc doanh nghiệp phải thu hồi để sửa chữa hoặc loại bỏ hẳn một dây chuyền sản phẩm. Dù có khắc phục bằng cách nào thì doanh nghiệp vẫn phải tiêu tốn một lượng chi phí không mang lại bất kỳ giá trị nào.

Lãng phí do sản xuất dư thừa (Over Production)

Hầu hết các doanh nghiệp đều thực hiện sản xuất dư 5-7% số lượng đơn hàng để dự phòng hoặc sản xuất trước một số sản phẩm cơ bản để có thể đáp ứng yêu cầu giao hàng nhanh, đây được coi là chỉ số an toàn trong sản xuất. Tuy nhiên nếu số lượng sản phẩm vượt quá chỉ số này mà không tiêu thụ được, doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với gánh nặng lãng phí do sản xuất dư thừa.

Over Production được coi là loại lãng phí nguy hiểm nhất trong tám loại lãng phí vì nó có khả năng gây ra các dạng lãng phí khác trong doanh nghiệp. Khi các doanh nghiệp không nắm bắt trước được nhu cầu của thị trường và sản xuất quá nhiều khiến cung cao hơn cầu, họ sẽ phải đối mặt với tình trạng tồn kho, khó quay vòng vốn và tốn chi phí lưu kho.

Sản xuất dư thừa sẽ tạo ra chi phí tồn đọng vô cùng lớn cho doanh nghiệp

Lãng phí do sản xuất dư thừa không chỉ xuất hiện trong các nhà máy mà còn hiện hữu trong các văn phòng khi doanh nghiệp lãng phí quá nhiều văn phòng phẩm như biểu mẫu, giấy, bút,… để tạo các bản sao, báo cáo không ai đọc hoặc cung cấp nhiều thông tin hơn mức cần thiết và cung cấp dịch vụ trước khi khách hàng sẵn sàng

Lãng phí do tồn kho quá nhiều (Inventory)

Lãng phí do tồn kho xảy ra khi doanh nghiệp sản xuất quá mức cần thiết khiến tình trạng hàng bị lưu kho quá nhiều. Hàng tồn kho không chỉ có tồn kho thành phẩm mà còn có tồn kho sản phẩm dở dang, tồn kho nguyên vật liệu/linh kiện và tồn kho công cụ dụng cụ dùng trong sản xuất,… Chúng không mang lại giá trị cho doanh nghiệp và khách hàng nhưng lại khiến doanh nghiệp mất rất nhiều chi phí như chi phí lưu kho, chi phí chiếm dụng mặt bằng, chi phí quản lý và các vấn đề phát sinh khác.

Inventory là một vấn đề nan giải của bất kì doanh nghiệp nào bởi nó có sự mâu thuẫn giữa các bộ phận với nhau. Thông thường, bộ phận bán hàng muốn nâng cao mức tồn kho để có thể đáp ứng nhu cầu của khách hàng, nếu sản xuất vừa đủ, bộ phận bán hàng có thể bị thiếu hụt sản phẩm. Tuy nhiên, đối với bộ phận kế toán – tài chính thì muốn hàng tồn kho được giữ ở mức thấp nhất, bởi hàng tồn kho sẽ làm đọng vốn nên khi sản xuất dư thừa thì sản phẩm sẽ chiếm diện tích và lãng phí nguồn tài nguyên.

Lãng phí do thao tác quy trình phức tạp (Motion)

Motion không phải một vấn đề cấp bách trong trong 8 loại lãng phí, tuy nhiên lãng phí trong thao tác quy trình thường tồn tại như một thói quen trong các doanh nghiệp tạo thành văn hóa xấu khó kiểm soát. Lãng phí do thao tác là những động tác, chuyển động không cần thiết của người lao động trong công việc làm chậm tốc độ gây nên sự lãng phí về thời gian, sức lực và năng suất làm việc của người lao động.

Thao tác dư thừa quá nhiều khiến hoạt động sản xuất bị hao hụt, lãng phí

Trong công xưởng, Motion chính là các chuyển động tay chân hay việc đi lại không cần thiết của các công nhân mà không gắn liền với việc gia công sản phẩm. Trong văn phòng, chuyển động bị lãng phí có thể bao gồm đi bộ, tìm kiếm tài liệu trong khoảng không gian lớn và các thao tác dư thừa vô giá trị.

Ngoài ra, dạng lãng phí Motion còn tồn tại trong chính các quy trình phê duyệt cồng kềnh, không cần thiết khi mỗi quy trình đều đòi hỏi phải được sự cho phép của cấp trên hoặc một số vấn đề đơn giản nhưng cũng đều đòi hỏi quy trình, thủ tục phức tạp.

Lãng phí do vận chuyển không hợp lý (Transportation)

Hiện nay các doanh nghiệp thường tổ chức lắp ráp sản phẩm theo dây chuyền sản xuất, vì vậy một sản phẩm buộc phải luân chuyển qua nhiều bộ phận mới hoàn thiện. Tình trạng lãng phí do vận chuyển không hợp lý xảy ra khi doanh nghiệp bố trí các bộ phận sản xuất không tối ưu, khoảng cách giữa các bộ phận lớn làm tiêu tốn chi phí vận chuyển sản phẩm.

Bên cạnh đó, Transportation còn là nguyên nhân gây ra một số lãng phí khác như khuyết tật sản phẩm khi vật liệu phải di chuyển quá nhiều dẫn đến hư hỏng. Việc di chuyển giữa các công đoạn xử lý làm kéo dài thời gian chu kỳ sản xuất, dẫn đến việc sử dụng lao động và mặt bằng kém hiệu quả và có thể gây nên những đình trệ trong sản xuất.

Lãng phí do chờ đợi giữa các bộ phận (Waiting)

Waiting xảy ra khi doanh nghiệp không có sự phối hợp nhịp nhàng ăn ý giữa các bộ phận với nhau tạo ra các khoảng trống trong quy trình sản xuất. Đây là một loại lãng phí thường gặp nhất trong các doanh nghiệp. Sự lãng phí của việc chờ đợi là khi con người và thiết bị có thời gian nhàn rỗi không tạo ra giá trị. Waiting thường bị ảnh hưởng do các yếu tố khác như quy trình phức tạp và do văn hóa làm việc chậm chạp, xao nhãng của doanh nghiệp.

Hoạt động chờ đợi không chỉ gây lãng phí nhân lực và còn hao phí thiết bị máy móc

Trong cơ sở sản xuất, lãng phí chờ đợi có thể bao gồm chờ nguyên liệu đến, chờ hướng dẫn thích hợp để bắt đầu sản xuất và thiết bị không đủ công suất. Việc chờ đợi làm tăng thêm chi phí đáng kể do chi phí nhân công và khấu hao trên từng đơn vị sản lượng bị tăng lên. Trong văn phòng, sự lãng phí khi chờ đợi có thể bao gồm việc đợi người khác trả lời email, có tệp đang chờ xem xét, cuộc họp không hiệu quả khiến người lao động và máy móc không được sử dụng tối ưu năng lực và công suất.

Lãng phí do gia công, xử lý thừa (Over Processing)

Lãng phí do gia công là một loại lãng phí đến từ thao tác trong doanh nghiệp, đây là hành động khắc phục, phòng ngừa, giải quyết các vấn đề không phù hợp phát sinh trong quá trình sản xuất, kinh doanh. Ngược lại với khuyết tật sản phẩm, loại lãng phí này xảy ra khi sản phẩm được chăm chút quá mức đến không cần thiết gây lãng phí thao tác và chi phí cho doanh nghiệp.

Lãng phí gia công, xử lý thừa không chỉ gây nên việc sử dụng lao động và thiết bị kém hiệu quả mà còn làm gián đoạn luồng sản xuất thông thoáng dẫn đến những ách tắc và đình trệ trong quy trình. Bên cạnh đó, các vấn đề liên quan đến sửa chữa thường tiêu tốn một khối lượng thời gian đáng kể của cấp quản lý và vì vậy làm tăng thêm chi phí quản lý sản xuất chung.

Lãng phí mang yếu tố con người (Human)

Lãng phí nguồn lực là một vấn đề đáng báo động ở Việt Nam hiện nay, nó xảy ra tại hơn 90% doanh nghiệp Việt Nam và do nhiều nguyên nhân khác nhau. Một trong những nguyên nhân là do tiêu chí tuyển chọn nhân viên của doanh nghiệp sơ sài, không thanh lọc kỹ càng hoặc không có các chế độ, chính sách đào tạo tốt cho nhân viên trong quá trình làm việc.

Nguồn nhân lực là một yếu tố vô cùng quan trọng đối với mọi doanh nghiệp

Trong sản xuất, sự lãng phí này có thể thấy khi nhân viên không được đào tạo tốt, không được giao đầy đủ công cụ lao động và không được thử thách để đưa ra sáng kiến cải tiến công việc. Trong văn phòng, lãng phí nguồn lực có thể bao gồm đào tạo không đầy đủ, động lực kém, không yêu cầu phản hồi của nhân viên và đặt nhân viên vào các vị trí dưới kỹ năng và trình độ của họ.

Trên đây là những dấu hiệu nhận diện 8 loại lãng phí thường gặp nhằm giúp các doanh nghiệp nhận thức được đầy đủ vấn đề lãng phí trong hoạt động vận hành. Đối với mỗi doanh nghiệp, tùy theo mức độ thiệt hại mà có những cách giải quyết khác nhau với từng loại lãng phí riêng. Trong bài viết sau chúng tôi sẽ phân tích thêm cách khắc phục cho từng loại lãng phí cụ thể dành cho các doanh nghiệp.

Ngọc Hương

FWork
Cùng chủ đề
Năng suất
Chuyển đổi số Nông nghiệp – giải pháp cho tình trạng nông sản kêu cứu
Suốt thời gian qua, chúng ta đã chứng kiến người nông dân thường xuyên kêu cứu khi bị thương lái Trung Quốc ép giá nông sản. Dịch bệnh COVID 19 cũng đẩy tình trạng mâu thuẫn cung – cầu trở nên cao trào. Để giải quyết vấn đề tiêu thụ nông sản cấp thiết, nhiều...Read More
Năng suất
Những nhầm lần cơ bản của doanh nghiệp về chuyển đổi số
Cuộc Cách mạng chuyển đổi số đang trở thành xu thế và lan tỏa mạnh mẽ hơn bao giờ hết. Những băn khoăn trăn trở về chuyển đổi số, về công nghệ và về nguồn lực đang đè nặng lên vai trò trách nhiệm của người lãnh đạo các doanh nghiệp. Yếu tố đầu tiên...Read More
Năng suất
Con người là yếu tố trọng tâm giữ gìn bảo mật doanh nghiệp
Nhiều doanh nghiệp đang tăng cường đầu tư vào các công cụ, hệ thống bảo mật thụ động, mà quên mất rằng việc đào tạo chuyên môn, nhận thức bảo mật cho đội ngũ nhân viên mới là nhiệm vụ đóng vai trò quyết định. Sai lầm từ con người là một trong những nguyên...Read More