Quản trị
Phần mềm quản lý công việc – chìa khóa vận hành hiệu quả cho doanh nghiệp
March 12, 2021

Có nhiều phương án quản lý công việc cho một doanh nghiệp, nhưng phương án nào mới là tối ưu và hiệu quả nhất? Làm thế nào để nhà quản lý có thể giao việc, đồng thời theo dõi và đánh giá tiến độ công việc của nhân viên? Chúng ta hãy cùng tìm hiểu về phương án quản lý công việc bằng phần mềm – phương án  được cho là chìa khóa vận hành giúp doanh nghiệp bứt phá hiện nay.

Phần mềm quản lý công việc là gì?

Hoạt động vận hành của các doanh nghiệp hiện nay đang ngày càng ứng dụng mạnh mẽ sự phát triển của công nghệ. Trong đó, việc sử dụng phần mềm để tạo lập kế hoạch và sắp xếp công việc của doanh nghiệp đang được vô cùng quan tâm.

Phần mềm quản lý công việc xử lý được nhiều nội dung liên quan đến vận hành doanh nghiệp

Phần mềm quản lý công việc có thể hiểu là một ứng dụng công nghệ ghi chép lại toàn bộ hoạt động thực hiện công việc của mỗi người trong doanh nghiệp. Ứng dụng này giúp cho các cán bộ nắm bắt được tình hình triển khai công việc của các phòng ban dễ dàng hơn. Đây là một giải pháp quản trị công việc hiệu quả, giúp công tác quản lý doanh nghiệp hệ thống và rõ ràng.

Những đặc điểm của phần mềm quản lý công việc

Mang trên mình những đặc điểm hiện đại của một giải pháp tối ưu, phần mềm quản lý công việc có những đặc điểm mà các phương án quản lý thủ công không có được. Sau khi phân tích và đánh giá, chúng tôi kết luận phần mềm quản lý công việc có 4 đặc điểm nổi bật như sau:

1. Khả năng quản lý công việc, dự án hiệu quả và khoa học: Phần mềm quản lý công việc giúp người dùng có thể dễ dàng tạo lập các kế hoạch công việc, dự án một cách công khai, minh bạch, nhất quán. Người dùng dễ dàng theo dõi, hỗ trợ phân công và xử lý công việc. Ngoài ra nó còn phân chia công việc theo phòng ban và dự án dựa trên thiết lập phân quyền có sẵn.

2. Giúp đỡ người dùng theo dõi tiến độ trực quan, mọi lúc mọi nơi: Phần mềm quản lý công việc có khả năng cập nhật báo cáo, tiến độ công việc nhanh chóng trên mọi thiết bị.Tính năng này giúp nhà quản lý theo dõi tiến độ công việc giúp điều chỉnh, phân bổ nhân sự hợp lý. Ngoài ra nó còn có chức cảnh báo và nhắc việc thông minh giúp cá nhân chủ động thực hiện công việc.

Những đặc điểm của phần mềm quản lý công việc mang đến nhiều lợi ích cho người dùng

3. Tăng cường trao đổi thông tin, cải thiện chất lượng công việc: Phần mềm giúp dễ dàng quản lý và thao tác với các công việc con, công việc liên kết, người dùng có thể chia sẻ và quản lý tài liệu chung thuận lợi và hiệu quả. Sử dụng phần mềm cho phép nhà quản lý đánh giá chính xác chất lượng, nhân sự triển khai ngay sau khi kết thúc công việc.

4. Báo cáo trực quan, đánh giá công việc minh bạch, giúp tối ưu hoá nguồn lực: Hệ thống báo cáo của phần mềm quản lý công việc có khả năng thống kê chuyên nghiệp và đa dạng. Báo cáo được thể hiện trực quan chi tiết đầy đủ các khía cạnh và minh bạch, từ đó hỗ trợ nhà quản lý đưa ra quyết định phù hợp để tối ưu hóa nguồn lực triển khai cho các dự án, hoạt động của doanh nghiệp.

Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm quản lý công việc?

Với phương thức truyền thống, nhà quản lý sử dụng các công cụ thô sơ như Excel, bảng biểu, sổ hoạt động. Phương thức này dễ dẫn đến sai sót trong quá trình làm việc bởi quy trình quản lý rắc rối, khó phân tích tổng hợp. Không chỉ nhà quản lý bị giảm khả năng bao quát đánh giá tình hình công việc mà các nhân viên cũng khó kiểm soát khối lượng công việc của bản thân. Điều này gây nên những ảnh hưởng không nhỏ đối với hoạt động và sự phát triển của doanh nghiệp.

Quản lý công việc bằng phương thức truyền thống khiến nhà quản lý trở nên quá tải

Đó là những ảnh hưởng của phương thức truyền thống, còn ảnh hưởng của phương thức hiện đại thì sao?

“Theo PMI, doanh nghiệp ứng dụng thành công các phần mềm quản lý công việc có xu hướng đáp ứng tiến độ công việc, ngân sách và đưa ra kết quả then chốt tốt hơn hẳn các đơn vị còn lại. Thậm chí, về mặt số liệu, các tổ chức có thể tiết kiệm được tới 28 lần ngân sách dự kiến khi sở hữu một quy trình quản lý, vận hành công việc hiệu quả.”

Trước những hiệu quả to lớn trên, ta có thể thấy quản lý công việc là hoạt động mang tầm quan trọng vô cùng to lớn đối với sự phát triển của doanh nghiệp. Đây được coi là chìa khóa vận hành doanh nghiệp không ngừng tăng trưởng. Nếu doanh nghiệp muốn bứt phá thành công thì buộc phải kiến tạo văn hóa làm việc hiện đại cho mình. Lựa chọn sử dụng giải pháp thông minh để quản lý công việc chính là phương án tối ưu nếu doanh nghiệp muốn trở nên chuyên nghiệp, hiện đại hơn.

Ngọc Hương

FWork
Cùng chủ đề
Quản trị
Chuyển đổi số Nông nghiệp – giải pháp cho tình trạng nông sản kêu cứu
Suốt thời gian qua, chúng ta đã chứng kiến người nông dân thường xuyên kêu cứu khi bị thương lái Trung Quốc ép giá nông sản. Dịch bệnh COVID 19 cũng đẩy tình trạng mâu thuẫn cung – cầu trở nên cao trào. Để giải quyết vấn đề tiêu thụ nông sản cấp thiết, nhiều...Read More
Quản trị
Những nhầm lần cơ bản của doanh nghiệp về chuyển đổi số
Cuộc Cách mạng chuyển đổi số đang trở thành xu thế và lan tỏa mạnh mẽ hơn bao giờ hết. Những băn khoăn trăn trở về chuyển đổi số, về công nghệ và về nguồn lực đang đè nặng lên vai trò trách nhiệm của người lãnh đạo các doanh nghiệp. Yếu tố đầu tiên...Read More
Quản trị
Con người là yếu tố trọng tâm giữ gìn bảo mật doanh nghiệp
Nhiều doanh nghiệp đang tăng cường đầu tư vào các công cụ, hệ thống bảo mật thụ động, mà quên mất rằng việc đào tạo chuyên môn, nhận thức bảo mật cho đội ngũ nhân viên mới là nhiệm vụ đóng vai trò quyết định. Sai lầm từ con người là một trong những nguyên...Read More