Nhân sự
Quản lý nhân sự bằng Excel có phải phương pháp tốt nhất cho doanh nghiệp?
June 17, 2021

Có nhiều công cụ trợ giúp cho công tác quản lý nhân sự của một công ti hay cơ quan tổ chức, trong đó có công cụ Excel của Microsoft. Đây là một công cụ thông dụng và sẵn có trong các bộ Office đi kèm theo máy tính. Tuy nhiên Excel không phải là một công cụ tối ưu nhất cho công tác quản lý nhân sự. Hiện nay có nhiều phần mềm chuyên biệt hoặc tích hợp giúp cho việc quản lý nhân sự được dễ dàng và mang lại hiệu quả cao hơn so với Excel.

Quản lý nhân sự là gì?

Trong mỗi doanh nghiệp, công ty, tổ chức lớn nhỏ luôn có một bộ phận làm nhiệm vụ quản lý nhân sự hoặc tổ chức cán bộ. Đây là một bộ phận không thể thiếu trong cơ cấu hoạt động của doanh nghiệp, mang nhiệm vụ giải quyết các vấn đề về nhân viên từ lúc họ nhận việc cho đến khi họ nghỉ hưu hoặc nghỉ việc.

Để quản lý được toàn bộ nhân viên của công ti cũng như những thông tin, hồ sơ cá nhân của họ, bộ phận nhân sự buộc phải sử dụng những công cụ hỗ trợ cho công việc: “Theo dõi, kiểm tra, đánh giá, điều chỉnh” nhân viên trong doanh nghiệp. Trong đó, Excel là một công cụ phổ biến đi kèm theo Office của máy tính được nhiều doanh nghiệp sử dụng vì tiện lợi.

Quản lý nhân sự là công việc đi theo mỗi nhân viên trong suốt quá trình làm việc

Công cụ Excel trong công tác quản lý nhân sự

Trước khi máy tính trở nên phổ biến, bộ phận quản lý nhân sự buộc phải xử lý nghiệp vụ thủ công trên sổ sách. Sự xuất hiện của Excel giúp xóa bỏ được những khó khăn và hạn chế của việc quản lý nhân sự truyền thống. Không thể phủ nhận, Excel mang đến những lợi ích lớn cho người dùng như:

Các tệp file của Excel có sẵn nhiều form mẫu, thuận tiện cho việc quản lý sử dụng. Cách trình bày dữ liệu được triển khai khoa học theo hàng và cột, thuận tiện cho nhập liệu, tra cứu, phân loại. Excel có khả năng tạo nhiều sheet trên một file, giúp quản lý và kiểm soát theo nhiều danh mục, dễ phân loại.

Với đặc điểm nổi trội về tính toán, Excel có các hàm tính thông minh giúp giảm bớt các thao tác tính toán thủ công. Chỉ cần nắm rõ các thao tác, người dùng dễ dàng chỉnh sửa và tính toán dữ liệu theo ý muốn của mình.

Excel là công cụ quen thuộc với mỗi cán bộ quản lý nhân sự

Không chỉ vậy, Excel còn có ưu điểm là phần mềm hoàn toàn miễn phí, điều này giúp các doanh nghiệp tiết kiệm được tối đa chi phí đầu tư ban đầu. Bên cạnh đó, các file Excel tồn tại độc lập riêng biệt nên người dùng có thể dễ dàng chuyển qua các hệ thống như email, messenger, Zalo.

Bên cạnh những ưu điểm kể trên, excel vẫn còn tồn tại những hạn chế trong công tác quản lý nhân sự phải kể đến như giới hạn số lượng quản lý. Có nhiều người không biết Excel chỉ cung cấp 65.000 dòng cho mỗi sheet mà không phải là vô tận. Nếu doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng lớn hơn sẽ không thể thực hiện được.

Excel có thể giảm bớt các thao tác tính toán thủ công nhưng vẫn không tối ưu được việc nhập liệu. Nhân viên phần lớn vẫn phải nhập liệu thông tin mất khá nhiều thời gian và công sức. Không chỉ vậy, file Excel chỉ có giới hạn nhất định, gây khó khăn trong việc tìm kiếm bởi khả năng xử lý dữ liệu chưa nhanh nhạy.

Excel yêu cầu người dùng ghi nhớ nhiều công thức tính toán và thao tác chuyên môn

Đi kèm ưu điểm mạnh về tính toán, Excel cũng đòi hỏi người dùng nắm bắt các kiến thức chuyên môn. Để xử lý dữ liệu, người dùng phải thành thạo các loại hàm tính  từ cơ bản đến nâng cao. Điều này gây khó khăn cho những người không thành thạo về tin học văn phòng.

Ngoài ra, Excel không mang tính cộng tác, không đồng bộ dữ liệu khi nhiều người cùng thao tác. File Excel được lưu trực tiếp về máy tính nên không đảm bảo được tính bảo mật và độ an toàn, dễ xảy ra rủi ro khi máy tính hỏng hay gặp sự cố. Những nhược điểm này dễ dàng dẫn đến việc xảy ra sai sót trong quá trình thao tác, xử lý công tác nghiệp vụ.

Giải pháp tối ưu công tác quản lý nhân sự

Không thể phủ nhận Excel là một công cụ tiện lợi cho công tác quản lý nhân sự tại các doanh nghiệp. Mang những ưu điểm chuyên biệt, công cụ Excel giúp các cán bộ quản lý nhân sự thao tác công việc được chuyên nghiệp hơn. Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm thì Excel cũng có những nhược điểm chưa thể khắc phục được. Các doanh nghiệp nói chung và bộ phận quản lý nhân sự nói riêng nên cân nhắc tìm kiếm một giải pháp tối ưu nhất cho hoạt động nghiệp vụ của mình.

Sử dụng một phần mềm quản lý nhân sự được cho là giải pháp thông minh trong thời đại hiện nay. Một phần mềm quản lý nhân sự bao gồm tính năng chấm công được quản lý bằng cơ sở dữ liệu tập trung, sẽ khiến việc quản lý và tìm kiếm danh sách nhân sự của doanh nghiệp trở nên dễ dàng hơn. Với phần mềm nhân sự thì việc xuất báo cáo quản lý nhân sự ra file excel sẽ được thực hiện vô cùng nhanh chóng.

Phần mềm quản lý nhân sự là giải pháp tối ưu dành cho các doanh nghiệp hiện đại

Ngoài ra, phần mềm quản lý nhân sự cũng có khả năng chia tách các chức năng riêng, phân quyền mỗi cán bộ nhân sự đảm nhiệm công việc của mình tương ứng với chức năng trên phần mềm. Yếu tố này sẽ giúp không xảy ra tình trạng thiếu đồng bộ như quản lý nhân sự bằng file Excel.

Khắc phục những nhược điểm của việc quản lý nhân sự bằng file Excel, tập đoàn công nghệ FPT đã phát triển phần mềm FWork nhằm tối ưu công việc quản lý công ti, doanh nghiệp nói chung và quản lý nhân sự nói riêng. Đây chính là giải pháp thông minh cho các doanh nghiệp đang cần chuyên nghiệp hóa để bắt kịp xu hướng phát triển của thời đại.

Ngọc Hương

FWork
Cùng chủ đề
Nhân sự
Giải pháp phát triển nguồn nhân lực trong nước giai đoạn Cách mạng 4.0
Nguồn nhân lực là yếu tố then chốt trong quá trình phát triển kinh tế – xã hội của bất cứ quốc gia nào trên thế giới. Phát triển nguồn nhân lực được coi là nhiệm vụ hàng đầu trong các chính sách phát triển từ cấp độ vi mô doanh nghiệp đến cấp độ...Read More
Nhân sự
Nguyên nhân khiến nguồn nhân lực Việt Nam chưa đáp ứng Cách mạng 4.0
Việt Nam đang chạy đua cùng các quốc gia trên thế giới trong cuộc Cách mạng 4.0 và nguồn nhân lực là một vấn đề quan trọng mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng phải quan tâm. Tuy có dân số đông và nguồn lao động dồi dào, nhưng số lượng lao động có trình...Read More
Nhân sự
Nguồn nhân lực doanh nghiệp Việt chưa đáp ứng yêu cầu Cách mạng 4.0
Tuy Việt Nam đang ở trong thời kỳ cơ cấu “dân số vàng”, nhưng nguồn nhân lực của nước ta, nhất là nguồn nhân lực chất lượng cao lại thiếu hụt về số lượng, hạn chế về chất lượng và bất cập về cơ cấu. Yêu cầu nguồn nhân lực có chất lượng cao ngày...Read More