Quản trị
So sánh 2 phương pháp quản lý phòng họp phổ biến trong doanh nghiệp
April 8, 2021

Bất cứ doanh nghiệp, tổ chức nào cũng cần có không gian sử dụng chung làm phòng họp. Để khai thác sử dụng hiệu quả nguồn tài nguyên phòng họp, doanh nghiệp phải triển khai những phương pháp quản lý khác nhau. Vậy đâu mới là phương pháp quản lý phù hợp dành cho doanh nghiệp của bạn? Trong bài viết này, hãy cùng chúng tôi đánh giá hai phương pháp quản lý phòng họp phổ biến hiện nay.

Tầm quan trọng của công tác quản lý phòng họp trong doanh nghiệp

Phòng họp là một phần không thể thiếu trong hệ thống tài nguyên của mỗi công ty, doanh nghiệp. Phòng họp đóng một vai trò quan trọng trong văn phòng, là nơi tổ chức các cuộc gặp mặt nội bộ hay ngoại giao của doanh nghiệp, tổ chức. Đây là địa điểm riêng tư giúp người dùng dễ dàng đưa ra những ý tưởng, định hướng, đề xuất mới cho công việc. Phòng họp không phải nơi làm việc cố định, mà chỉ được sử dụng trong những trường hợp đặc biệt.

Với những doanh nghiệp có quy mô lớn và gồm nhiều bộ phận, nhu cầu sử dụng phòng họp sẽ tăng dần theo tốc độ phát triển. Thế nhưng, số lượng phòng họp có giới hạn, nếu doanh nghiệp không có phương án quản lý khoa học thì sẽ khó đảm bảo được đầy đủ nhu cầu của mọi người.

Phòng họp là không gian làm việc quan trọng của mỗi doanh nghiệp

Có thể dễ dàng nhận ra những tình trạng mà quản lý phòng họp không tốt gây ra là:

  • Phòng họp bị trùng lặp lịch hoạt động khiến nhu cầu của người dùng bị xung đột.
  • Phòng họp bị bỏ trống và lãng quên, nhân viên ngại sử dụng vì thủ tục rườm rà, rắc rối.
  • Nhầm lẫn, khó khăn khi phải quản lý lịch trình sử dụng phòng họp của nhân viên doanh nghiệp.
  • Phòng họp được sử dụng không đồng đều, quá tải hoặc bị bỏ trống.

Nếu bạn là một nhân viên gặp tình trạng trên nhiều lần, bạn sẽ cảm thấy thế nào?

Thực sự những người nhân viên khi được hỏi câu này đều trả lời rằng cảm thấy chán nản và sẽ hạn chế hết mức có thể việc phải sử dụng phòng họp. Điều này nghe qua có vẻ bình thường, chúng ta sẽ không còn bị quá tải nhu cầu sử dụng phòng họp nữa. Thế nhưng đây chính là tình trạng lãng phí nguồn tài nguyên doanh nghiệp, đồng thời hoạt động công việc cũng bị hạn chế và trở nên thiếu chuyên nghiệp.

Hai phương pháp quản lý phòng họp phổ biến hiện nay.

Phương pháp thủ công

Phương pháp đơn giản nhất trong việc quản lý phòng họp chính là sử dụng các biểu mẫu quản lý phòng họp để đặt phòng. Các biểu mẫu này thông thường là file Excel được in sẵn và treo trước cửa các phòng họp hoặc được giữ ở phòng hành chính.

Các biểu mẫu quản lý phòng họp không có chức năng thống kê báo cáo nên khó tổng hợp

Ở phương pháp này, việc quản lý phòng họp được thực hiện thủ công và phải có nhân sự làm công việc này. Một quy trình đăng ký phòng họp được diễn ra như sau: Người sử dụng phòng họp đăng ký nhu cầu với bộ phận quản lý. Bộ phận quản lý phòng họp sau khi tiếp nhận thông tin sẽ rà soát lịch phòng họp, tư vấn lịch trống. Sau khi thống nhất lịch, cán bộ đó sẽ bổ sung thông tin người đặt phòng vào lịch và đưa giấy mượn phòng cho người mượn.

Phương pháp hiện đại

Trước sự phát triển mạnh mẽ của xã hội, quy mô hoạt động của các doanh nghiệp mở rộng nhanh chóng, nhiều doanh nghiệp đã bỏ phương thức quản lý cũ mà tiếp cận phương pháp hiện đại hơn.

Phần mềm quản lý hiển thị trạng thái phòng họp vô cùng trực quan, rõ ràng

Không cần sử dụng các template đăng ký và phải phụ thuộc vào người quản lý phòng họp, hiện nay mỗi nhân sự đều có thể chủ động nắm được lịch phòng họp thông qua hệ thống phần mềm. Lịch hoạt động của phòng họp được công khai giúp người dùng thao tác nhanh chóng và thuận tiện hơn mỗi khi cần sử dụng phòng họp.

So sánh hai phương pháp quản lý phòng họp trong doanh nghiệp

Để có thể đánh giá được phương pháp nào là phù hợp với doanh nghiệp mình, chúng ta cần cân nhắc những ưu điểm và nhược điểm của cả hai phương pháp này. Quản lý phòng họp không phải là một vấn đề khó giải quyết, nếu doanh nghiệp lựa chọn được phương pháp quản lý phù hợp, tình trạng thiếu chuyên nghiệp hiện tải sẽ dễ dàng được cải thiện và biến mất hoàn toàn.

Phương pháp quản lý truyền thốngPhương pháp quản lý hiện đại
Ưu điểmThao tác công việc đã trở thành thói quen: Sử dụng những công cụ thủ công để quản lý đã trở thành thói quen của nhiều nhân viên doanh nghiệp. Hoạt động quen thuộcgiúp họ có phản xạ tốt trong quá trình làm việc hàng ngày.

Miễn phí các biểu mẫu quản lý: Các biểu mẫu quản lý phòng họp có thể tìm kiếm và được cung cấp miễn phí trên mạng, doanh nghiệp không cần mất tiền chi trả cho các file biểu mẫu này.

Không phụ thuộc vào đối tác khác: Quản lý phòng họp thủ công tuy không có nhiều ưu điểm nhưng lại mang tính độc lập. Doanh nghiệp không cần phụ thuộc vào phần mềm của công ty khác mà vẫn duy trì được công tác quản lý phòng họp.
Thao tác công việc nhanh chóng, tiết kiệm thời gian: Tình trạng phòng họp hiển thị trên phần mềm giúp nhân viên dễ dàng kiểm tra phòng họp với tốc độ nhanh chóng.
 
Không tốn chi phí in ấn: Nhân viên hoàn toàn có thể thực hiện thao tác đặt phòng trên phần mềm mà không cần kê khai thông tin trên biểu mẫu, tiết kiệm chi phí văn phòng.
 
Hiển thị thông tin đầy đủ, chính xác: Với phần mềm quản lý phòng họp mọi thông tin trạng thái như thời gian sử dụng, người đăng kí sử dụng,… đều được hiển thị đầy đủ và chính xác. Từ đó nhân viên có thể nắm bắt được lịch trống để book phòng cho cuộc họp của mình.
 
Quản lý dễ dàng: Phần mềm quản lý hiện thị thông tin rõ ràng, có chế độ thống kê tự động giúp nhà quản lý dễ dàng đánh giá tần suất sử dụng phòng họp của các bộ phận. Cơ sở vật chất của phòng họp cũng được theo dõi, tiếp nhận đánh giá thông qua phần mềm.
Nhược điểmThất thoát chi phí: Quản lý phòng họp bằng phương pháp thủ công yêu cầu doanh nghiệp phải chi trả các chi phí in ấn biểu mẫu, chi phí dành cho các nhân sự quản lý. Ngoài ra hoạt động quản lý thủ công khiến năng suất lao động không cao, lợi nhuận doanh nghiệp khó có thể tăng lên.

Đặt phòng khó khăn: Muốn đặt phòng họp cần phải trải qua một quy trình phức tạp, phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Người đặt phòng không nắm rõ được lịch hoạt động, khó chủ động khi phải đăng ký thông qua bộ phận khác.

Lãng phí nguồn lực: Thời gian trống của phòng họp khó được tiếp cận, cập nhật. Trường hợp bị hủy phòng, trống lịch sẽ không thể cập nhật sớm cho mọi người biết để đăng ký sử dụng.

Cuộc họp bị gián đoạn: Quản lý phòng họp bằng phương pháp thủ công sẽ không tránh khỏi các nhầm lẫn sai sót. Điều này dẫn đến những trường hợp vào nhầm phòng họp gây nên sự gián đoạn cho cuộc họp. Việc có người vào nhầm phòng sẽ khiến tâm lý của người trong cuộc họp bị ảnh hưởng, gây ảnh hưởng đến chất lượng hoạt động công việc.

Ảnh hưởng bảo mật thông tin: Đối với những cuộc họp mang tính chất bí mật và chiến lược, yêu cầu bảo mật thông tin cần được đặt lên hàng đầu. Quản lý phòng họp bằng phương pháp thủ công dễ gây ra tình trạng cắt ngang cuộc họp bởi người không có chức năng nhiệm vụ. Đây là vấn đề tất cả các doanh nghiệp đều muốn tránh xảy ra nhằm hướng đến một cuộc họp hiệu quả, an toàn nhất.

Không miễn phí: Quản lý phòng họp bằng phần mềm buộc doanh nghiệp phải đầu tư chi phí duy trì và cơ sở vật chất (máy móc) nếu chưa có.

Phòng họp dễ kín lịch: Mục đích của phần mềm là giúp thao tác đăng ký phòng họp dễ dàng và thu hút nhiều người sử dụng hơn. Điều này khiến nhu cầu sử dụng của nhân viên tăng lên dẫn đến nguồn tài nguyên doanh nghiệp có thể sẽ không đáp ứng đủ nhu cầu nhân sự.
Bảng so sánh ưu điểm, nhược điểm của hai phương pháp quản lý phòng họp


Trên đây là những so sánh đánh giá khách quan của chúng tôi về hai hình thức quản lý phòng họp trong doanh nghiệp. Lựa chọn hình thức quản lý thủ công hay hiện đại cũng đều có những ưu điểm và nhược điểm riêng. Doanh nghiệp cần cân nhắc đến các yếu tố chi phí, nguồn lực và nhân sự của mình để quyết định sử dụng phương pháp quản lý phù hợp.

Nếu đáp ứng được những yêu cầu cơ bản, doanh nghiệp hoàn toàn có thể áp dụng khoa học công nghệ vào hoạt động của mình. Quản lý phòng họp bằng phần mềm được coi là phương pháp hiện đại, thông minh bậc nhất. Phương pháp này phù hợp với mọi đối tượng, giúp rút ngắn thao tác quản lý phòng họp, tối ưu hết các nguồn lực văn phòng và đáp ứng chặt chẽ nhu cầu của nhân sự. Lựa chọn một phần mềm quản lý có chức năng quản lý phòng họp và tài nguyên đi kèm chính là giải pháp hiện đại, hiệu quả bậc nhất hiện nay cho mỗi doanh nghiệp.

Ngọc Hương

FWork
Cùng chủ đề
Quản trị
Chuyển đổi số Nông nghiệp – giải pháp cho tình trạng nông sản kêu cứu
Suốt thời gian qua, chúng ta đã chứng kiến người nông dân thường xuyên kêu cứu khi bị thương lái Trung Quốc ép giá nông sản. Dịch bệnh COVID 19 cũng đẩy tình trạng mâu thuẫn cung – cầu trở nên cao trào. Để giải quyết vấn đề tiêu thụ nông sản cấp thiết, nhiều...Read More
Quản trị
Những nhầm lần cơ bản của doanh nghiệp về chuyển đổi số
Cuộc Cách mạng chuyển đổi số đang trở thành xu thế và lan tỏa mạnh mẽ hơn bao giờ hết. Những băn khoăn trăn trở về chuyển đổi số, về công nghệ và về nguồn lực đang đè nặng lên vai trò trách nhiệm của người lãnh đạo các doanh nghiệp. Yếu tố đầu tiên...Read More
Quản trị
Con người là yếu tố trọng tâm giữ gìn bảo mật doanh nghiệp
Nhiều doanh nghiệp đang tăng cường đầu tư vào các công cụ, hệ thống bảo mật thụ động, mà quên mất rằng việc đào tạo chuyên môn, nhận thức bảo mật cho đội ngũ nhân viên mới là nhiệm vụ đóng vai trò quyết định. Sai lầm từ con người là một trong những nguyên...Read More