Năng suất
Tìm hiểu và đánh giá chung về KPI
November 29, 2020

Đối với những người tham gia vào các công việc quản lý, kinh doanh, dự án, nhân sự thì KPI luôn là một chỉ số quan trọng để xác định khả năng hoàn thành công việc so với mục tiêu được đề ra. Sau đây chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về KPI và cách áp dụng hiệu quả trong chính sách phát triển của doanh nghiệp

1. KPI là gì

Để định nghĩa chính xác nhất cho KPI, chúng ta cùng bắt đầu từ tên tiếng Anh đầy đủ của nó: Key Performance Indicator, có nghĩa là chỉ số hiệu suất của một đối tượng tương ứng, từ đó giúp người dùng đưa ra những khảo sát, phân tích, đo lường về khả năng hoàn thành một mục tiêu đã đề ra

2. Các đặc điểm chính của KPI

  • Đây là chỉ số đánh giá phi tài chính: Các chỉ số KPIs thường nhắm đến các vấn đề khác ngoài mục tiêu chỉ số tài chính lợi nhuận trong quá trình thực hiện kế hoạch mục tiêu.
  • Chỉ số này được đo lường và đánh giá thường xuyên: Các chỉ số KPI thay đổi liên tục theo sự phát triển của dự án, do vậy KPI cần được theo dõi và đo lường hàng ngày, hàng tuần nhằm mục đích kiểm soát,lập kế hoạch để hoàn thành mục tiêu đề ra
  • Chỉ số này chịu tác động trực tiếp từ ban quản trị của tổ chức : KPI được  đưa ra nhằm phản ánh mục tiêu của một dự án, tổ chức hay doanh nghiệp, vì vậy chỉ số này dựa trên những quyết định và chỉ đạo của ban quản trị của tổ chức
  • Gắn trách nhiệm cho từng nhóm hoặc từng cá nhân riêng lẻ: Dựa vào chỉ số này, ban quản trị có thể phân chia công việc cho từng nhóm hoặc cá nhân để đạt hiệu suất tối đa
  • Chỉ số hiệu suất cốt yếu luôn đòi hỏi từng cá nhân phải hiểu và có hành động điều chỉnh:  KPI yêu cầu từng cá nhân trong tổ chức phải nắm rõ và điều chỉnh kịp thời để có hiệu suất công việc cao nhất
  • KPI có tác động tích cực và tạo hiệu ứng dây chuyền: Nếu tổ chức áp dụng KPI đúng chuẩn thì sẽ có ảnh hưởng tích cực đến các yếu tố thành công cốt yếu của doanh nghiệp (CFS) và ngược lại. Ngoài ra, KIPs còn có ảnh hưởng theo dạng dây chuyền đến 3 chỉ số đo lường hiệu suất còn lại dưới đây:
    • RI (Result indicator): Chỉ số kết quả
    • KRI (Key Result Indicator): Chỉ số kết quả trọng yếu
    • PI (Performance Indicator): Chỉ số thể hiện các hành động cải thiện hiệu suất

3. Yêu cầu khi áp dụng KPI

  • Đảm bảo tiêu chí SMART, đó là:
    • S – Specific: Cụ thể
    • M – Measureable: Có thể đo lường được
    • A – Achievable: Có thể đạt được
    • R – Realistic: Thực tế
    • T – Time bound: Thời hạn cụ thể
  • Đảm bảo tính nhất quán trong việc thực hiện các chiến lược, chính sách của công ty dưới 1 sách lược và tầm nhìn chung
  • Đảm bảo sự kết hợp giữa việc đo lường đánh giá chất lượng cũng như việc việc hoạch định và nâng cao hiệu suất
  • Đảm bảo tính thống nhất của hệ thống quản lý chung

4. Quy trình chung xây dựng hệ thống KPIs

Để xây dựng hệ thống KPIs đạt hiệu quả cao, thường sẽ đi theo những bước sau đây:

  • Xác định chủ thể xây dựng KPIs
    • Người xây dựng KPIs cần phải là người có đủ năng lực chuyên môn và hiểu rõ về mục tiêu, nhiệm vụ của dự án cũng như hiểu rõ về các tính chất của KPIs để có thể xây dựng hệ thống
    • Khi xây dựng các chỉ số KPIs cần phải có sự tham vấn, góp ý của các cá nhân, bộ phận liên quan để đảm bảo tính thống nhất cũng như khả thi của hệ thống.
  • Xác định chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận

KPIs cần thể hiện và gắn liền với chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận của dự án

  • Xác định vị trí chức danh và trách nhiệm của từng chức danh

KPIs cần nêu rõ công việc và trách nhiệm chi tiết của từng cá nhân một cách rõ rang

  • Xác định các chỉ số hiệu suất cốt yếu KPIs
    • Chỉ số của nhóm/ bộ phận: được xây dựng trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ của từng nhóm/ bộ phận
    • Chỉ số cá nhân: xây dựng các KPIs cá nhân theo đúng yêu cầu về tiêu chí SMART nêu trên
    • Xây dựng kỳ đánh giá từng chỉ số cụ thể
  • Xác định khung điểm số cho các kết quả thu được
    • Xây dựng khung điểm khác nhau cho từng mức độ hoàn thành của công việc
    • Đo lường, tổng kết và điều chỉnh nếu có
    • Đưa ra các kết luận đánh giá và phương án điều chỉnh dựa trên mức độ hoàn thành của dự án

5. Ưu nhược điểm của KPI

  • Ưu điểm:
    • KPIs giúp tổ chức đo lường được mức độ hoàn thành của mục tiêu so với kế hoạch đã đề ra 1 cách rõ nét, cụ thể
    • KPIs giúp ban lãnh đạo có thể theo dõi và quản lý hiệu quả khả năng làm việc của các bộ phận, nhân viên, từ đó hoạch định được các chiến lược hiệu quả
    • Dựa trên mô hình chung, có thể áp dụng KPIs vào nhiều lĩnh vực khác nhau như nhân sự, kinh doanh, R&D..
    • KPIs có tính chính xác cao do các tiêu chí có thể lượng hóa dựa trên tiêu chuẩn chung
    • Nâng cao khả năng liên kết, hiệu suất làm việc giữa các nhóm và bộ phận trong cùng 1 tổ chức
  • Nhược điểm:
    • Để xây dựng hiệu quả các chỉ số KPIs, cần yêu cầu người nắm rõ cách vận hành tổ chức phải có chuyên môn cao, hiểu sâu và rõ về bản chất KPIs để xây dựng các chỉ tiêu đúng đắn
    • KPIs có thể gây tác dụng ngược khi bị xây dựng dựa trên kế hoạch hoặc hiểu biết sai lầm về nó
    • Đối với các mục tiêu dài hạn, KPIs có thể không phát huy hiệu quả tối đa
FWork
Cùng chủ đề
Năng suất
Chuyển đổi số Nông nghiệp – giải pháp cho tình trạng nông sản kêu cứu
Suốt thời gian qua, chúng ta đã chứng kiến người nông dân thường xuyên kêu cứu khi bị thương lái Trung Quốc ép giá nông sản. Dịch bệnh COVID 19 cũng đẩy tình trạng mâu thuẫn cung – cầu trở nên cao trào. Để giải quyết vấn đề tiêu thụ nông sản cấp thiết, nhiều...Read More
Năng suất
Những nhầm lần cơ bản của doanh nghiệp về chuyển đổi số
Cuộc Cách mạng chuyển đổi số đang trở thành xu thế và lan tỏa mạnh mẽ hơn bao giờ hết. Những băn khoăn trăn trở về chuyển đổi số, về công nghệ và về nguồn lực đang đè nặng lên vai trò trách nhiệm của người lãnh đạo các doanh nghiệp. Yếu tố đầu tiên...Read More
Năng suất
Con người là yếu tố trọng tâm giữ gìn bảo mật doanh nghiệp
Nhiều doanh nghiệp đang tăng cường đầu tư vào các công cụ, hệ thống bảo mật thụ động, mà quên mất rằng việc đào tạo chuyên môn, nhận thức bảo mật cho đội ngũ nhân viên mới là nhiệm vụ đóng vai trò quyết định. Sai lầm từ con người là một trong những nguyên...Read More