Năng suất
Phương án xây dựng quy trình quản lý doanh nghiệp chặt chẽ hiệu quả
June 25, 2021

Quy trình hoạt động của một doanh nghiệp được ví giống như khung xương của cơ thể, tất cả đều liên kết và tác động đến nhau. Xây dựng được một quy trình quản lý doanh nghiệp chặt chẽ, thông minh là điều mọi nhà quản lý mong muốn. Trước sự phát triển vượt bậc về công nghệ hiện nay, nhà quản lý có thể lựa chọn ứng dụng phần mềm để quản lý quy trình giúp doanh nghiệp hoạt động được thông suốt, hiệu quả.

Quy trình phản ánh bộ máy vận hành của doanh nghiệp

Quy trình trong doanh nghiệp là tập hợp các công việc, nhiệm vụ được thực hiện theo một thứ tự cố định, nhằm biến đổi các yếu tố đầu vào thành các kết quả đầu ra. Quy trình chính là hoạt động vận hành của doanh nghiệp, duy trì và thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp.

Ngoài ra quy trình còn là công cụ quản lý để đo lường tiến độ và năng suất công việc. Quy trình có nhiệm vụ giúp cho nhân viên hiểu rõ các bước làm việc, cũng như cách làm và kết quả. Quy trình cũng chính là công cụ hỗ trợ các cấp quản lý kiểm soát tiến độ và hoạt động vận hành của doanh nghiệp.

Tầm quan trọng của quy trình hoạt động đối với doanh nghiệp

Quy trình được coi như khung xương của doanh nghiệp, mọi vấn đề lớn nhỏ trong doanh nghiệp muốn triển khai đều phải thực hiện bằng quy trình. Trong quá trình vận hành, các quy trình của doanh nghiệp luôn đòi hỏi khối lượng lớn thông tin cũng như sự tham gia của nhiều phòng ban liên quan. Nếu doanh nghiệp xây dựng và hoàn thiện được một quy trình phù hợp sẽ giúp tăng hiệu quả hoạt động, gia tăng khả năng liên kết các bộ phận, tạo được hiệu quả cao trong công việc.

Quy trình của một doanh nghiệp được thực hiện tuần tự giống như các bánh răng liên kết với nhau

Theo thời gian, quy mô của doanh nghiệp tăng lên đồng nghĩa với sự mở rộng tương ứng của bộ máy nhân sự và khối lượng công việc. Nếu doanh nghiệp không có những quy trình được xây dựng và quản lý chính xác, việc mâu thuẫn trong các hoạt động vận hành rất có thể sẽ xảy ra, đe dọa đến tiến độ cũng như kết quả mục tiêu của cả tổ chức.

Xây dựng quy trình hoạt động cho doanh nghiệp

Xây dựng quy trình hoạt động cho doanh nghiệp là nhiệm vụ tương đối vất vả, đòi hỏi nhà quản lý phải có nhiều kiến thức cũng như kỹ năng chuyên môn. Tuy nhiên, đây là yêu cầu bắt buộc khi doanh nghiệp muốn có tầm nhìn chiến lược để định hướng kế hoạch tương lai. Một quy trình hoạt động ổn định, chặt chẽ là điều mà mọi doanh nghiệp hướng đến. Để tạo được một quy trình như vậy, doanh nghiệp có thể tham khảo các bước sau đây:

  1. Design: Xây dựng quy trình trong doanh nghiệp
  2. Modeling: Mô hình hóa quy trình
  3. Execution: Dùng công cụ để theo dõi & quản lý, kiểm soát quy trình
  4. Monitoring: Theo dõi quá trình làm việc trên quy trình, đánh giá hiệu quả (thời gian xử lý, chất lượng đầu ra, …)
  5. Optimization: Điều chỉnh & tối ưu hóa quy trình. 
Quy trình kinh doanh được thực hiện nối tiếp nhau thành một vòng tròn

Muốn xây dựng được một quy trình hoạt động tối ưu nhất cho doanh nghiệp cần rất nhiều thời gian và công sức nghiên cứu. Một người quản lý doanh nghiệp với lịch làm việc dày đặc có thể lựa chọn sử dụng một phần mềm thông minh giúp giải quyết vấn đề này. Phần mềm quản lý quy trình sẽ hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng quy trình hoạt động chặt chẽ, chuyên nghiệp dựa vào quá trình 5 bước kể trên.

Tối ưu hiệu quả quản lý quy trình khi sử dụng phần mềm hiện đại

Để có thời gian tập trung vào các mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp, một phần mềm quản lý quy trình hiệu quả là giải pháp hàng đầu dành cho các nhà quản lý.

  • Hỗ trợ quá trình số hóa: Phần mềm quản lý quy trình giúp số hóa nhiều thao tác trong quy trình, đây là xu hướng phát triển toàn cầu đối với toàn bộ các doanh nghiệp. Số hóa quy trình giúp hoạt động của doanh nghiệp chuyển đổi từ hệ thống thông thường sang hệ thống kỹ thuật số.
  • Tăng năng suất lao động: Phần mềm quản lý quy trình giúp tăng năng suất lao động cho công ty, doanh nghiệp. Thay vì quản lý quy trình doanh nghiệp một cách cồng kềnh và nhiều lỗ hổng, sử dụng phần mềm giúp nhân viên tiết kiệm thời gian công sức hơn, đồng thời giúp nhà quản lý nhanh chóng xem xét các đề xuất, hoạt động của doanh nghiệp.
  • Tiết kiệm chi phí: Sử dụng phần mềm quản lý cắt giảm được chi phí vận hành cho doanh nghiệp, tiết kiệm các nguồn chi phí hoạt động văn phòng, tiết kiệm nhân công và các chi phí đi kèm nhân sự.
Sử dụng phần mềm quản lý giúp tối ưu hóa các quy trình hoạt động của doanh nghiệp

Approval – phần mềm quản lý quy trình thông minh

Nếu các doanh nghiệp còn băn khoăn không biết tìm kiếm một phần mềm quản lý quy trình ở đâu thì FWork chính là một cái tên xứng đáng trải nghiệm. Dịch vụ Approval của phần mềm FWork là một giải pháp đáp ứng được hết những nhu cầu về quản lý quy trình của doanh nghiệp. Approval có khả năng mang lại những lợi ích vượt trội mà các nhà quản lý doanh nghiệp mong muốn.

Với những tính năng chuyên nghiệp trong việc quản lý quy trình hoạt động của doanh nghiệp, Approval quản lý doanh nghiệp thông qua việc tập trung các đề xuất trên một nền tảng. Phần mềm sẽ quy hoạch, sắp xếp các đề xuất theo các chi nhánh, bộ phận nghiệp vụ trong doanh nghiệp. Ngoài ra, Approval có khả năng phân loại, tùy chọn hướng xử lý của các đề xuất theo mục đích người dùng, từ đó giúp doanh nghiệp quản lý các đề xuất tập trung, thuận tiện cho việc kiểm soát, tra cứu.

Approval là giải pháp quản lý đề xuất cho mọi doanh nghiệp

Hoạt động thống nhất trong cùng một nền tảng, Approval còn giúp doanh nghiệp cải thiện khả năng trao đổi thông tin giữa những người dùng, dễ dàng giám sát và cảnh báo các hoạt động thông qua việc quản lý các đề xuất. Hệ thống báo cáo của Approval được đánh giá là công cụ chuyên nghiệp, hỗ trợ đánh giá chất lượng và mang đến kết quả chi tiết, chính xác nhất.

Bên cạnh đó, Approval còn có khả năng thiết lập các mẫu form dựa trên đặc thù riêng của từng bộ phận, sau đó sẽ số hóa và đồng nhất các biểu mẫu chung giúp việc xử lý, thống kê trở nên nhanh chóng, chính xác. Hỗ trợ nhà quản lý, Approval sẽ xây dựng quy chuẩn xét duyệt khoa học, giúp nâng cao năng suất lao động cho doanh nghiệp. Quy trình làm việc cũng được thiết kế linh hoạt và thông minh, giúp hoạt động xử lý quy trình của doanh nghiệp được nâng cao.

Với những khả năng của Approval hay còn gọi là “Mô hình tối ưu trung tâm dịch vụ hợp nhất” của phần mềm FWork, đây chính là phương pháp hiện đại cho nghiệp vụ quản lý quy trình hoạt động mà mọi doanh nghiệp đang tìm kiếm.

Ngọc Hương

FWork
Cùng chủ đề
Năng suất
Chuyển đổi số Nông nghiệp – giải pháp cho tình trạng nông sản kêu cứu
Suốt thời gian qua, chúng ta đã chứng kiến người nông dân thường xuyên kêu cứu khi bị thương lái Trung Quốc ép giá nông sản. Dịch bệnh COVID 19 cũng đẩy tình trạng mâu thuẫn cung – cầu trở nên cao trào. Để giải quyết vấn đề tiêu thụ nông sản cấp thiết, nhiều...Read More
Năng suất
Những nhầm lần cơ bản của doanh nghiệp về chuyển đổi số
Cuộc Cách mạng chuyển đổi số đang trở thành xu thế và lan tỏa mạnh mẽ hơn bao giờ hết. Những băn khoăn trăn trở về chuyển đổi số, về công nghệ và về nguồn lực đang đè nặng lên vai trò trách nhiệm của người lãnh đạo các doanh nghiệp. Yếu tố đầu tiên...Read More
Năng suất
Con người là yếu tố trọng tâm giữ gìn bảo mật doanh nghiệp
Nhiều doanh nghiệp đang tăng cường đầu tư vào các công cụ, hệ thống bảo mật thụ động, mà quên mất rằng việc đào tạo chuyên môn, nhận thức bảo mật cho đội ngũ nhân viên mới là nhiệm vụ đóng vai trò quyết định. Sai lầm từ con người là một trong những nguyên...Read More